本文为广州金鹏律师事务所蔡飞劳动法团队原创，蔡飞律师现任广东省律协劳动法律专业委员会副主任、广州市劳动人事争议仲裁委员会仲裁员等职务。授权法务之家发布。
对于用人单位而言，制度如未履行民主程序或未告知劳动者，其效力性是不足的，解决这样的问题，需形成5份文件。根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。只有经过平等协商、公示或告知劳动者法定程序制定的规章制度，才具有法律约束力。否则，劳动规章制度会因制定程序缺失而无效。(第四条第二款:用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。)也即单位规章制度的制定，需“一讨论二协商三公示或告知”的程序才合法。
司法实践中，对此要求放宽，多地法院规定，只要规定不违法且已告知劳动者即有效。比如广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会《关于适用<劳动争议调解仲裁法>、<劳动合同法>若干问题的指导意见》第二十条第二款规定，《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。为了证明已履行了民主程序，应准备如下的文件。
一、保证组成人员合法性的文件—《部门职工代表推荐表》
如全体职工参会的，无需选任代表；如达到一定职工人数的，应由职工代表参会；如由职工代表开会，则建议通过推荐表，保证人选的合法性。
《企业民主管理规定》（中共中央纪委、中共中央组织部、国务院国有资产监督管理委员会、监察部、中华全国总工会、中华全国工商业联合会总工发[]12号2月13日）第八条第二款“企业召开职工代表大会的，职工代表人数按照不少于全体职工人数的百分之五确定，最少不少于三十人。职工代表人数超过一百人的，超出的代表人数可以由企业与工会协商确定。”又第九条对于各类人员工比例做了明确“职工代表大会的代表由工人、技术人员、管理人员、企业领导人员和其他方面的职工组成。其中，企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十。有女职工和劳务派遣职工的企业，职工代表中应当有适当比例的女职工和劳务派遣职工代表。”
二、证明出席人数符合标准的文件-《职工代表大会签到表》
如果全体职工大会则为《职工大会签到表》。不管是职工代表大会还是职工大会，都必须超过三分之二以上的员工出席（如需通过相应的决议，则需职工代表或职工总数的一半以上才能通过）。
三、证明员工参与了讨论，提出了方案和意见的文件-《职工代表讨论XX制度会议纪要》
《职工代表讨论XX制度会议纪要》（由全体职工出席则说明是全体职工），可以以全体职工或代表会议的方式作纪要，说明大家的意见情况，并做记录，然后参会者签名确认。也可以分放意见征集表，由员工签名确认。为免争议，建议采用前者的方式。
有些单位的会议性纪要，直接盖了公司的印章，其实证明极低。
四、证明员工参与了协商的文件-《XX制度协商会议纪要》
由工会或职工代表参与，证明与员工做了相应的协商。同样，用人单位要注意，这份文件不能仅仅是公司印章，还要有参会人员的签名。
五、证明制度对员工有效的文件-《XX制度》签收、公示等方式告知文件
附：关于职工人数多少时，由职工代表参与履行民主程序的规定
《中华人民共和国城镇集体所有制企业条例》第二十七条，集体企业必须建立、健全职工（代表）大会制度：（一）100人以下的集体企业，建立职工大会制度；（二）300人以上的集体企业建立职工代表大会制度；（三）100人以上300人以下的集体企业，建立职工大会或者职工代表大会制度，由企业自定。
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